Apresente a realidade da instituição
Informe o tipo de entidade, os setores envolvidos e como as rotinas estão distribuídas entre as pessoas. Essa visão inicial ajuda a assessoria a compreender o contexto antes de discutir uma solução.
Reúna as principais dúvidas
Anote as demandas que motivaram o contato. Procure descrever cada uma com exemplos objetivos: uma informação difícil de reunir, uma rotina que precisa de orientação ou uma dificuldade recorrente de organização.
Identifique as fontes de informação
Liste os sistemas, planilhas e documentos utilizados pela equipe. Não é necessário enviar arquivos com informações pessoais ou sigilosas na primeira conversa; descreva as fontes e combine um canal adequado caso seja preciso compartilhar algo depois.
Defina quem participa da conversa
Sempre que possível, envolva quem conhece a operação e quem acompanha a gestão. A combinação dessas perspectivas torna mais claro o que a entidade espera do atendimento.
Alinhe o próximo passo
Ao final da conversa, confirme quais informações ainda precisam ser apresentadas e como será definido o escopo. Uma proposta deve partir das necessidades identificadas e das condições de atendimento acordadas.