Comece pelo que a equipe precisa encontrar
Antes de separar pastas ou digitalizar arquivos, converse com as pessoas que consultam os documentos. Liste quais tipos de informação são procurados com frequência e onde a busca costuma ficar mais difícil. Um diagnóstico simples evita reorganizar o acervo sem resolver a necessidade de consulta.
Faça um mapa do acervo
Registre os setores envolvidos, os tipos de documentos, os locais de armazenamento e uma estimativa do volume. Separe o que já existe em formato digital do material físico. Esse mapa ajuda a dimensionar o trabalho e a conversar com quem vai apoiar a organização.
Combine um padrão de identificação
Defina com a equipe uma estrutura de pastas e nomes que possa ser compreendida por todos. Um exemplo de nome é “2026-setor-tipo-assunto”. O padrão deve fazer sentido para a instituição e ser aplicado de forma consistente.
Organize uma etapa de cada vez
Escolha um conjunto de documentos para iniciar o trabalho. Teste a identificação e a consulta com quem utiliza o acervo. Ajuste o padrão antes de ampliar a organização para outros setores.
Planeje a digitalização
Ao solicitar uma proposta, apresente o tipo de acervo, o volume aproximado e as necessidades de consulta. Não descarte documentos físicos apenas por terem sido digitalizados: essa decisão depende das regras aplicáveis à instituição e deve ser avaliada pelos responsáveis.