Descreva o processo antes de avaliar a ferramenta
Liste as atividades que a equipe realiza, quais informações precisa registrar e onde existem retrabalhos. A conversa sobre software fica mais objetiva quando começa com exemplos reais da rotina.
Conheça o que está incluído
Pergunte quais funcionalidades fazem parte da solução apresentada, quantos usuários podem utilizá-la e quais condições de uso se aplicam. Peça que os pontos importantes sejam explicados com situações do seu dia a dia.
Pergunte sobre implantação e atendimento
Entenda quais etapas seriam necessárias para começar, o que depende da sua equipe e como o atendimento funciona. Não presuma que uma funcionalidade, integração ou capacitação esteja incluída: confirme o escopo da proposta.
Avalie o tratamento das informações
Converse sobre perfis de acesso, importação e exportação de dados e as condições de armazenamento. Envolva os responsáveis pela tecnologia e pelos processos da instituição na análise dessas respostas.
Registre as necessidades prioritárias
Organize as perguntas e as respostas recebidas em uma lista simples. Isso facilita a avaliação da adequação da ferramenta e mantém o foco no problema que a entidade precisa resolver.